Conservazione dei documenti: modalità e normativa di riferimento

La conservazione dei documenti è un argomento sempre di grande attualità (https://www.savinosolution.com/2020/04/15/conservazione-dei-documenti-linee-guida-agid/), anche oggi che è stata introdotta l'archiviazione digitale. Il 2020 è stato un anno di importanti novità nel settore, con alcune modifiche che hanno riguardato la parte normativa. Ecco, allora, tutto quello che di nuovo c'è da sapere sull'argomento.

La normativa sulla conservazione dei documenti

In materia di archiviazione dei documenti la normativa di riferimento è stata fino ad ora molto varia e comprendeva tante leggi differenti. Recentemente, però, il settore è stato riformato grazie all'introduzione delle cosiddette "Linee Guida sulla Formazione, Gestione e Conservazione dei documenti informatici" realizzate a cura dell'Agenzia Italiana Digitale. In questo documento sono inserite tutte le raccomandazioni che possono risultare indispensabili quando si parla di archiviazione e conservazione dei documenti, una materia che troppo a lungo è stata ridotta ad una semplice attività amministrativa. Invece con queste linee guida finalmente il Paese si dota di una regolamentazione unica che serve non solo a fare ordine nei sistemi di gestione sia della Pubblica Amministrazione che dei privati, ma soprattutto proverà a rendere più razionale e fruibile il sistema di archiviazione soprattutto di quelle realtà che si occupano di gestire una mole considerevole di dati, documenti e altri strumenti digitali che devono essere protetti dall'oblio e dai malintenzionati.

Le novità nell'ambito della conservazione dei documenti

Le linee guida emanate dall'AgID nell'ambito della conservazione dei documenti hanno l'obiettivo di uniformare e sostituire tutte le norme che, parzialmente o in modo specifico, si occupavano dell'argomento ma entravano spesso in contraddizione le une con le altre. L'obiettivo non è certo stato quello di uno stravolgimento della materia o delle abitudini di chi, fino ad ora, si è occupato del processo di archiviazione soprattutto nella PA. Piuttosto il legislatore ha voluto semplificare la vita degli operatori di settore e degli utenti, rendendo il tutto più snello e funzionale. Fra le novità più importanti c'è quella che riguarda i requisiti che devono possedere i fornitori del servizio di archiviazione, in particolare la conformità agli standard ISO/IEC 27001 sia per quanto riguarda la qualità che la sicurezza delle operazioni. Altra innovazione molto interessante è quella che riguarda l'obbligo di sigillare elettronicamente tutti i pacchetti di documenti da conservare, attraverso l'utilizzo della firma digitale, così da assicurare l'originalità della documentazione stessa.

Chi si occupa della conservazione dei documenti

Le linee guida dell'AgID hanno voluto definire meglio anche tutto ciò che riguarda i ruoli nell'ambito della conservazione dei documenti. In particolare assume una certa centralità in questa procedura il cosiddetto responsabile dell'archiviazione, soprattutto se si tratta di un affidamento da soggetti terzi. Al responsabile dell'archiviazione documentale l'onere di garantire la corretta procedura con la scelta delle tecnologie più idonee per l'archiviazione e la successiva fruizione dei documenti. Anche la Pubblica Amministrazione può ricorrere all'utilizzo di un soggetto terzo che possa essere il responsabile del procedimento ma occorre, in questo caso, un'attenzione ancora maggiore sui requisiti che questo soggetto deve possedere affinché possa essere nominato l'unico responsabile delle procedure di verifica della titolarità dell'oggetto da conservare.

Le responsabilità nell'ambito della conservazione dei documenti

Soprattutto nell'ambito della Pubblica Amministrazione, chi viene nominato responsabile della conservazione dei documenti può decidere, a sua discrezione, di affidare parte delle operazioni ad alcuni dipartimenti della sua struttura. C'è, però, una sola attività che non può essere delegata e che è una sua responsabilità unica, cioè la redazione del manuale di archiviazione. Questo passaggio è molto importante perché consente di avere le linee guida necessarie affinché chiunque, all'interno della squadra, possa allinearsi sulle stesse modalità. È importante che il responsabile delle procedure abbia tutti i requisiti necessari per svolgere questo ruolo oltre, ovviamente, ad una grande esperienza nel settore visto che proprio in capo al responsabile del procedimento ricadono anche tutte le responsabilità giuridiche che una gestione scorretta delle modalità di archiviazione e conservazione della documentazione possa creare. Ancor di più, poi, se la Pubblica Amministrazione in questione decide di esternalizzare, in parte o in tutto, il servizio di archiviazione dei documenti.

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